登録支援機関の届出業務を、仕組みで支える
届出の期限管理、書類の整理、関係者との連絡。一つひとつは小さな作業でも、積み重なると大きな負担になります。Kakehashiは、その仕組みを整えるお手伝いをします。
日々の届出管理で、こんなことを感じていませんか
ある支援機関の場合
登録支援機関で働く田中さん。受入企業15社、特定技能外国人80名を担当しています。
これまでの業務
- 受入企業ごとにExcelファイルが増え、最新版の把握に手間がかかる
- 届出の提出状況を、毎月一件ずつ確認する必要がある
- 届出期限が近づくと、確認・作成作業に集中せざるを得ない
- 外国人への書類依頼と回収に、想像以上の時間を費やしている
- 事務作業に時間を取られ、新規の依頼に対応しきれない
田中さんが求めていたもの
Kakehashi導入後
- すべての届出期限がダッシュボードに集約。90日前からお知らせ
- 外国人情報を入力すれば、定期届出をワンクリックで作成
- LINEで書類を依頼。外国人はスマホから写真を撮って提出
- 受入企業ごとに従業員リスト・届出状況を一画面で確認
導入後の変化
3h → 15min
届出作成にかかる時間が大幅に短縮
0件
届出の提出漏れがなくなった
2倍
同じ体制で、より多くの受入企業に対応
「本来やるべき支援業務に集中できるようになった」
Kakehashiでできること
定期届出の自動生成
外国人の情報をもとに、定期届出（受入れ状況、支援実施状況、活動状況）を自動で作成します。
期限の一元管理
届出期限、在留期限、面談予定をダッシュボードで一覧表示。事前にメール・LINEでお知らせします。
LINEで書類回収
外国人にLINEで書類を依頼。スマホで写真を撮って提出してもらうだけで完了します。
ビザ書類の一元管理
在留カード、パスポート、雇用契約書など、すべてのビザ書類を一箇所で整理・保管できます。
すべての機能
届出・申請
- 定期届出（受入れ状況・支援実施状況・活動状況）の自動生成
- 在留資格申請書類の作成サポート
- 届出のステータス管理（下書き・提出済み・完了）
- 過去の届出履歴の一覧・検索
期限・アラート
- 在留期限の自動アラート（90日前・60日前・30日前）
- 届出期限のダッシュボード表示
- パスポート期限の管理
- メール・LINE通知
書類管理
- ビザ書類の一元管理（在留カード・パスポート・雇用契約書等）
- LINEで外国人から書類を回収
- 書類のバージョン管理・承認フロー
- 書類一括ダウンロード（ZIP）
従業員・企業管理
- 外国人従業員の情報管理（国籍・在留資格・雇用情報）
- 複数受入企業のマルチテナント管理
- CSV一括インポート
- 企業ごとのダッシュボード
ポータル・連携
- 登録支援機関向けポータル
- 受入企業（人事）向けポータル
- 外国人向けポータル（多言語対応）
- LINE連携（通知・書類回収）
分析・レポート
- 処理時間の分析（書類レビュー・HR確認・審査期間）
- ボトルネック検出
- 申請状況のリアルタイムダッシュボード
- 担当者別・チーム別の案件管理
実際の画面
シンプルで、すぐに使いこなせます
処理タイムライン
申請〜許可までの進捗をリアルタイムで把握
書類の承認フロー
書類の確認・承認がワンクリックで完了
AI書類作成・コンプライアンスガイド
AIが法令遵守を確認しながら書類を自動生成
多言語対応
特定技能で最も多い国籍の言語をカバー
Excelからの移行イメージ
| 業務 | Excel | Kakehashi |
|---|---|---|
| 在留資格申請書類 | 手入力、ミス多発 | データから自動生成 |
| 定期届出 | 毎回3時間 | ワンクリック15分 |
| 在留期限管理 | スプレッドシートで目視 | 90日前から自動アラート |
| 面談記録 | Word/紙でバラバラ | システム内で一元管理 |
| 書類回収 | メール・電話で催促 | LINE通知→スマホでアップロード |
| 受入企業管理 | ファイル分けて保存 | 企業ごとにダッシュボード |
Kakehashiの特徴
| 項目 | 一般的なシステム | Kakehashi |
|---|---|---|
| 対象ユーザー | 自社支援向け、または限定的 | 登録支援機関・受入企業の双方に対応 |
| 複数受入企業の管理 | 非対応または追加費用 | 標準対応（マルチテナント） |
| 外国人とのやり取り | メール・電話が中心 | LINE連携で書類回収 |
| 料金体系 | 非公開または複雑な場合が多い | シンプルな料金体系 |
| サポート体制 | 導入時のみの場合が多い | 導入後も継続的にサポート |
| 操作性 | 業務システム寄りの画面 | 直感的に使える画面設計 |
ご導入の流れ
ご相談・デモ
現在の業務フローをお伺いした上で、Kakehashiがお役に立てる部分を具体的にご説明します。
データ移行・導入
既存のExcel・CSVデータをそのままインポート。既存の運用を大きく変えることなく、スムーズに移行できます。
運用開始
期限アラート・自動生成・LINE書類回収で、届出業務の基盤を整えます。導入後もサポートを継続します。
料金プラン
すべてのプランで初月無料。まずはお試しください。
※ 導入後もサポート継続
大切な情報を、責任を持ってお預かりします
特定技能の支援業務には、パスポート情報、在留カード、雇用契約書など、極めて重要な個人情報が含まれます。Kakehashiは、この責任の重さを理解しています。お預かりする情報の安全な管理は、私たちにとって最優先事項です。
制度変更にも、柔軟に対応
入管法や届出制度は常に変化しています。Kakehashiは制度変更に合わせてアップデートを続け、常に最新の要件に対応します。
届出様式の変更に対応
制度変更があっても、システム側で対応。手作業での修正は不要です。
オンライン申請への対応
オンライン申請の拡大に合わせ、デジタル化された業務フローをサポートします。
継続的なアップデート
法改正や制度変更があれば、随時システムを更新。常に最新の状態でご利用いただけます。
よくある質問
今使っているExcelからデータ移行は大変ですか？
いいえ。ExcelやCSVからのインポート機能があります。既存データの移行もサポートしますのでご安心ください。
サポートは日本語ですか？
はい、日本語で対応しています。メール・LINEでいつでもご連絡いただけます。
外国人はスマホだけで使えますか？
はい。LINEから書類をアップロードでき、アプリのインストールは不要です。
料金プランについて教えてください。
Starter（¥9,500〜/月・50名まで）、Growth（¥29,800〜/月・200名まで）、Scale（お問い合わせ）の3プランがあります。すべてのプラン、初月無料です。
受入企業にも共有できますか？
はい。受入企業向けのポータルがあり、従業員のビザ状況や届出状況を企業担当者に共有できます。RSOがKakehashiをご利用の場合、受入企業ポータルは無料でご利用いただけます。
まずは、お気軽にご相談ください
現在の業務フローをお聞きした上で、Kakehashiがお役に立てる部分を具体的にご説明します。無理な営業は一切いたしません。
まずはお話ししませんかご質問だけでもお気軽にどうぞ